Allgemeine Meldebestimmungen

Jeder in einer Apotheke tätige Apotheker hat im Zuge seiner Berufstätigkeit mit verschiedenen Meldungen an die Pharmazeutische Gehaltskasse zu tun.

Einige der angeführten Meldeverpflichtungen können mittels Handy-Signatur im e-Service Portal der Gehaltskasse erledigt werden.

Welche Meldeverpflichtungen gibt es gegenüber der Pharmazeutischen Gehaltskasse?

Meldungen an die Gehaltskasse sind in verschiedenen Bereichen notwendig. Zur korrekten Bemessung der Gehaltskassenbezüge und zur entsprechenden Berechnung der Gehaltskassenumlage benötigt die Gehaltskasse Meldungen über Beginn, Ende und Dienstausmaß jedes Dienstverhältnisses als besoldeter Apotheker (Meldewesen im engeren Sinn). Für die Bemessung der Familienzulagen benötigen wir Angaben über den Familienstand, die Geburt eines Kindes und den Anspruch auf die staatliche Familienbeihilfe. Da die Gehaltskasse im Wege der gesetzlich eingerichteten Verwaltungsgemeinschaft für die Österreichische Apothekerkammer gleichzeitig den Standeskataster führt, sollen auch solche Meldungen direkt an die Gehaltskasse erfolgen, die in den Zuständigkeitsbereich der Österreichischen Apothekerkammer fallen (z. B. darüber, wer Leiter einer Apotheke ist). Die der Gehaltskasse bzw. der Österreichischen Apothekerkammer gegenüber abgegebenen Meldungen müssen im Einklang mit allen übrigen Gesetzen und Vorschriften erfolgen, weil Gehaltskasse und Österreichische Apothekerkammer überprüfenden Behörden auf Verlangen Auskunft erteilen müssen.

Wer ist verpflichtet, die das Dienstverhältnis betreffenden Meldungen abzugeben?

Gemäß § 12 Gehaltskassengesetz 2002 hat der Leiter einer öffentlichen Apotheke oder Krankenhausapotheke binnen drei Tagen die Aufnahme oder die Beendigung des Dienstes einer pharmazeutischen Fachkraft sowie alle für die Vorschreibung maßgebenden Tatsachen der Gehaltskasse mittels der aufgelegten Meldeformulare oder elektronisch, mit dem auf der Homepage abrufbaren Meldeformular (Handy-Signatur), zu melden.

Was ist dabei zu beachten?

Das Mindestdienstausmaß beträgt zumeist 2/10 (§ 15 Abs. 4 GKG 2002). Nach dem Kollektivvertrag ist die Dauer eines Dienstverhältnisses in ganzen Wochen oder in vollen Kalendermonaten zu melden (Art III Abs 4). Das für diesen Zeitraum zu meldende Dienstausmaß resultiert aus der vereinbarten Arbeitszeit, wobei eine wöchentliche Dienstleistung von 8 Stunden einer Meldung für 1 Woche (7 Tage) im 2/10-Dienst entspricht.

Bei einer vereinbarten Dienstleistung über volle Kalendermonate müssen auch volle Kalendermonate gemeldet werden. Das bedeutet, dass z. B. bei einer vereinbarten Dienstleistung im Jänner eines Jahres die Anmeldung mit 1. Jänner erfolgen muss, auch wenn dieser Tag ein arbeitsfreier Feiertag ist.

Alle anderen Dienstverhältnisse sind wochenweise, also in Zeiträumen von 7 Kalendertagen oder einem Vielfachen davon, zu melden. Das Dienstausmaß ergibt sich rechnerisch für eine Woche durch die Division der Arbeitsstunden durch vier. 28 Stunden Arbeitszeit entsprechen also einer Woche 7/10-Dienst.

Gibt es Ausnahmen von dieser Regelung?

Ja, es gibt zwei Ausnahmen von dieser Regelung:

• Die eine Ausnahme vom obigen Grundsatz normiert der Kollektivvertrag in seinem Art III Abs 6: "Für eine Dienstleistung durch betriebsfremde Vertreter, die vier Tage nicht überschreitet, ist die Meldung bei der Pharmazeutischen Gehaltskasse so vorzunehmen, dass lediglich die tatsächlichen Arbeitstage im entsprechenden Dienstausmaß gemeldet werden." Diese Bestimmung ist für stellvertretende Apothekenleiter gedacht, die nicht mehr als vier Tage in der Apotheke arbeiten (betriebsfremde Vertreter). Wenn demnach ein betriebsfremder Dienstnehmer in einer Woche nur von Montag bis Mittwoch jeweils acht Stunden täglich arbeitet und die Apotheke als stellvertretender Leiter leitet, so ist er nach dieser Bestimmung von Montag bis Mittwoch im Volldienst anzumelden. Das ergibt für den Dienstnehmer eine geringere Entlohnung durch die Gehaltskasse als sich bei einer Meldung von Montag bis Sonntag im 6/10-Dienst ergeben würde bzw. für den Dienstgeber eine geringere Umlagenvorschreibung. Aufgrund des Vorrangs der Verpflichtung zur Meldung eines stellvertretenden Leiters im Volldienst sieht der Kollektivvertrag diese Ausnahme jedoch ausdrücklich vor.
• Die zweite Ausnahme besteht für Dienstnehmer, die sich in Karenz befinden. Bei diesen Personen beträgt das Mindest-Dienstausmaß nur 1/10.

Warum reicht es bei kurzfristigen Dienstverhältnissen nicht, einfach die Arbeitstage zu melden?

Der Grund dafür, dass – mit den beiden beschriebenen Ausnahmen – Dienstverhältnisse immer in "Blöcken" von ganzen Kalenderwochen oder ganzen Kalendermonaten gemeldet werden müssen, liegt darin, dass die Gehaltskasse bei der Besoldung jeden Monat mit 30 Tagen berechnet. Eine korrekte Besoldung resultiert daher nur, wenn auch die freien Werktage sowie Sonn- und Feiertage in die Meldung eingeschlossen werden.

Wer muss die für die Zuerkennung von Familienzulagen notwendigen Meldungen erstatten?

Neben den laufenden Schemabezügen zahlt die Gehaltkasse auch Familienzulagen aus, sofern die jeweiligen Voraussetzungen gegeben sind. Es gibt die Kinderzulage, die Haushaltszulage und die Aushilfe. Jede Tatsache, die für den Anfall oder die Einstellung von Familienzulagen von Bedeutung ist, muss binnen drei Monaten der Gehaltskasse gemeldet werden und zwar grundsätzlich vom betroffenen Dienstnehmer selbst. Wird diese Meldefrist versäumt, droht u. U. ein unwiederbringlicher finanzieller Schaden!

Welche Tatsachen müssen in diesem Zusammenhang gemeldet werden?

Hauptsächlich sind dies die Eheschließung, Geburt eines Kindes, Bezug und Wegfall der staatlichen Kinderbeihilfe, Scheidung, Tod eines Angehörigen sowie allfällige Unterhaltszahlungen an geschiedene Ehegatten. Im Zweifel sollte zur Vermeidung einer Fristversäumnis eher zuviel als zuwenig gemeldet oder telefonisch rückgefragt werden.

Gibt es noch sonstige Meldungen an die Gehaltskasse?

Von den sonstigen Meldungen an die Gehaltskasse ist wahrscheinlich die Übernahme einer Apothekenleitung die wichtigste. Dies muss von der Österreichischen Apothekerkammer in Evidenz gehalten werden und geschieht durch den von der Gehaltskasse für die Österreichische Apothekerkammer geführten Kataster.

Jede Erkrankung einer pharmazeutischen Fachkraft (Dienstnehmer und Dienstgeber) ist der Gehaltskasse zu melden. Eine Erkrankung kann einerseits Auswirkungen auf die Gehaltsauszahlung – eventuell auch erst bei einer späteren Erkrankung – haben. Andererseits haben Krankenstände auch Auswirkungen auf den Zeitpunkt der Erlangung des Quinquenniums.

Weiters müssen Sachverhalte gemeldet werden, die Einfluss auf die Besoldung durch die Gehaltskasse haben: Beginn und Dauer der Mutterschutzfrist bzw. einer Karenz, die Einberufung zum Präsenz- oder Zivildienst, der Wechsel in die Abteilung der Dienstgeber (Miteigentümer) und das Ende der „Angehörigen-Eigenschaft“ bei Riskenausgleichern.

Im Zusammenhang mit den Regelungen über die Abfertigung NEU muss ein allfälliger Übertritt eines Dienstnehmers vom alten Abfertigungssystem ins neue System ebenfalls der Gehaltskasse gemeldet werden.

Nähere Informationen:

E-Mail: office@gk.or.at
Tel: +43 1 40414-222

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