Umlagenvorschreibung
Die Pharmazeutische Gehaltskasse zahlt die Gehälter an die von ihr besoldeten Dienstnehmer direkt aus und schreibt dem jeweiligen Apothekenbetrieb als Dienstgeber die entsprechende Umlage vor.
Wie funktionieren die Gehaltsauszahlungen und Umlagenvorschreibungen im Einzelnen?
Der Leiter jeder Apotheke ist verpflichtet, die Aufnahme und Beendigung des Dienstes einer pharmazeutischen Fachkraft binnen drei Tagen mit allen für die Besoldung relevanten Angaben zu melden. Dazu sind die aufgelegten Papierformulare oder die im e-Service Portal der Gehaltskasse aufrufbaren Meldeformulare zu verwenden (Handy-Signatur). Aufgrund dieser Meldungen errechnet die Gehaltskasse die Gehaltskassen-Bezüge (GK-Bezüge) des Dienstnehmers und bringt diese zur Auszahlung.
Wann sind die Auszahlungstermine der Gehaltskasse?
Bei laufenden Dienstverhältnissen werden die GK-Bezüge am Monatsende angewiesen und zwar so, dass sie dem Dienstnehmer (spätestens) am drittletzten Werktag des Monats gutgeschrieben werden. Endet ein Dienstverhältnis während des Kalendermonats, so werden die GK-Bezüge auch unter dem Monat zur Anweisung gebracht, jedenfalls wenn die Abmeldung zu diesem Zeitpunkt bereits in der Gehaltskasse eingelangt ist.
Wie erfährt der Dienstgeber von der Höhe der GK-Bezüge seines Dienstnehmers?
Der Dienstgeber muss die Höhe der GK-Bezüge seines Dienstnehmers erfahren, da er ja die Berechnung und Abfuhr von SV-Beiträgen und Lohnsteuer von den Gesamtbezügen seines Dienstnehmers (GK-Bezüge plus kollektivvertragliche Entgeltsbestandteile) vornehmen muss. Die Information des Dienstgebers erfolgt derart, dass dieser eine Aufstellung der Bezüge seines Dienstnehmers erhält.
Wie erfolgt die Einhebung der Umlagen und Mitgliedsbeiträge von den Apotheken?
Die von der Apotheke zu entrichtenden GK-Umlagen, Mitgliedsbeiträge und gegebenenfalls Riskenausgleichsbeiträge werden der Apotheke einmal monatlich in der sogenannten “Umlagenvorschreibung” zur Bezahlung vorgeschrieben. In dieser Vorschreibung sind auch die Kammerumlage für die ÖAK und gegebenenfalls die Mitgliedsbeiträge zum Apothekerverband enthalten.
Wann im Monat wird diese Vorschreibung erstellt?
Der Erstellungszeitpunkt der Umlagenvorschreibung hängt davon ab, auf welche Art und Weise der Apothekenbetrieb die Vorschreibung bezahlt. Die Erstellung erfolgt jeweils zum – je nach Bezahlungsart unterschiedlichen – spätestmöglichen Zeitpunkt, um möglichst aktuell zu sein und allfällige Änderungen noch berücksichtigen zu können.
Welche Möglichkeiten für die Bezahlung der Umlagenvorschreibungen gibt es für die Apotheken?
Die Umlagenvorschreibung ist jeweils bis 20. eines Monats im Vorhinein zu entrichten. Die Vorschreibung für August muss demnach bis spätestens 20. August beglichen werden. Für die Bezahlung gibt es zwei Möglichkeiten:
- Die Apotheke erteilt der Gehaltskasse einen Abbuchungsauftrag. Die Gehaltskasse bucht den Vorschreibungsbetrag zur Fälligkeit vom Konto der Apotheke ab. Die Vorschreibung wird erst knapp vor der Fälligkeit (ca. am 15. des Monats) erstellt.
- Die Apotheke beauftragt die Gehaltskasse, den Vorschreibungsbetrag von dem im jeweiligen Monat zur Auszahlung gelangenden Rezepterlös gleich einzubehalten. Für diese Apotheken wird die Vorschreibung individuell jeweils nach Einlangen der Rezepte in der Gehaltskasse erstellt.
Langen nach Erstellung der Vorschreibung noch Änderungsmeldungen in der Gehaltskasse ein, die diesen Monat betreffen, so führt dies in der Folge zu einer korrigierten Umlagenvorschreibung. Die Nachforderung oder Gutschrift wird dann mit der Vorschreibung des folgenden Monats ausgeglichen.
Übermittelt die Gehaltskasse die Gehaltsabrechnung bzw. Umlagenvorschreibung auch an Steuerberater?
Ja, wenn ein Apothekenbetrieb die Lohnverrechnung bzw. die Buchhaltung von einem Steuerberater vornehmen lässt, übermittelt die Gehaltskasse Kopien der Gehaltsausaufstellung bzw. der Umlagenvorschreibung auch direkt an den Steuerberater. Dafür ist nur eine kurze schriftliche Mitteilung der Apotheke notwendig. Zu beachten dabei ist, dass mitgeteilt wird, ob die Gehaltsabrechnung, die Umlagenvorschreibung oder beides an den Steuerberater übermittelt werden soll.
Nähere Informationen:
E-Mail: office@gk.or.at
Tel: +43 1 40414-222